En todas las empresas existe un dilema a la hora de gestionar la información a todos los niveles, ya sea de clientes, proveedores, información financiera, gestión comercial, contactos, etc.
Cuando una empresa comienza sus operaciones comerciales, o abre nuevas líneas de negocio, a veces no presta la atención adecuada a la gestión de la información y en la mayoría de los casos, comienzan a usar diferentes herramientas para almacenar información y gestionar cada uno de los departamentos.
Es muy frecuente encontrar aplicaciones aisladas de contabilidad y facturación, otras aplicaciones para la gestión comercial y relaciones con los clientes y proveedores, y por supuesto múltiples hojas de cálculo para cualquier análisis económico y/o financiero.
Una vez que pasa el tiempo, encontramos que la empresa tiene múltiples bases de datos distribuidas, creando un entorno de gestión poco eficaz y también generando una pérdida de tiempo y dinero a mediano y largo plazo.
La coherencia de la información es el primer hándicap
Si en la empresa hay múltiples bases de datos, difícilmente conseguiremos tener una información coherente y actualizada. Por ejemplo, si un cliente cambia su número de teléfono y sólo se actualiza la base de datos de información comercial y no la información desde el módulo de facturación, no tendremos los mismos datos, pudiendo generar errores y pérdida de tiempo si, por ejemplo, desde un departamento diferente, tienen que contactar con este cliente.
En este caso, hablamos de información incoherente, dado que nos encontramos con registros de información que no corresponden con la información que realmente deberíamos tener en nuestra base de datos.
La clave del traspaso de la información
El segundo foco de pérdida de tiempo y gestión de errores los tenemos cuando necesitamos traspasar la información obtenida por un canal a otro. Aquí tenemos múltiples ejemplos, como la gestión de cobros y pagos mediante un sistema diferente al software de facturación y contabilidad o en el caso de que nosotros seamos los responsables de cumplimentar nuestras obligaciones fiscales y laborales, nos encontremos con el uso de varios programas para generar distintos impuestos, tomando la base de contabilidad.
Desde el momento que tenemos que replicar la información obtenida por una vía (por ejemplo, una liquidación trimestral de IVA), tenemos una pérdida de tiempo e introducimos un factor de error aleatorio al traspasar los datos.
¿Qué hacer entonces en nuestra empresa con las bases de datos?
Si calculáramos el tiempo perdido en estos traspasos de información y el costo teórico del error que se puede generar, veremos cómo a mediano plazo es mucho más productivo agrupar las datos y procesos en un solo núcleo de información, para resolver los procesos habituales en nuestra empresa.
El objetivo que debemos perseguir siempre es la búsqueda de una solución compacta que cubra al menos el 80%-85% de los procesos de gestión de la información en la empresa, dado que, si conseguimos esta agrupación de información y procesos, se obtendrá eficiencia y calidad en nuestra información y en la eliminación de errores de toda la cadena productiva de la organización.
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