Una de las claves será la de intentar minimizar costos, al mismo tiempo que satisfacer la demanda de los clientes.
Pero siempre teniendo como objetivo final lo más importante: lograr que los productos lleguen a tiempo a quienes han comprado.
Tener un buen control del stock es fundamental. Si se falla en esto, la empresa se puede quedar con una gran cantidad de producto en el depósito, que no tendrá salida inmediata (lo que supondría un gasto). Por el contrario, si el nivel de stock es demasiado bajo, se puede producir la tan temida rotura de stock, que implica retrasos en las entregas y, en muchos casos, pérdida de contratos.
Por lo tanto, gestionar estas existencias supone muchas veces estar como un equilibrista anticipando ventas, para saber qué cantidad es la óptima para cada negocio.
8 consejos para gestionar mejor el stock
- Conocer cuál es el nivel óptimo de stock. Una vez fijado, nuestros costos serán menores, podemos tener a los clientes satisfechos y no almacenar durante meses productos que no tienen salida.
- Seguir la regla del 80/20, donde el 80% de los beneficios lo ofrecen solo un 20% de los productos. Por lo tanto, a la hora de gestionar stock, es en esos productos en los que hay que focalizar la atención. El resto no tienen tanta importancia o incluso suponen un problema para su gestión. De hecho, a veces, habrá que hacer limpieza de productos.
- Automatizar lo máximo posible la gestión de su almacenado, de manera que se vayan restando productos cuando se venden, salten alarmas al bajar de un determinado nivel y nos permita gestionar nuevos pedidos de reemplazo.
- Llevar un registro de información de forma exhaustiva. La venta de un producto puede suponer que son varios los artículos que tenemos en stock que salen del almacén, y todo tiene que quedar correctamente registrado. Además, este trabajo permitirá ver la evolución de ventas, y las necesidades que genera la empresa de cara al siguiente año.
- Buscar las herramientas adecuadas. Puede que la hoja de cálculo no sea lo mejor. Para gestionar pequeñas cantidades tal vez haya sido útil, pero por muy buen manejo que se tenga de esta herramienta, hay momentos en los que será ineficiente. Lo ideal es buscar un sistema especializado para esta función. Cuando se evalúe cómo funcionan, se verá realmente lo sencillo que resulta y, sobre todo, el tiempo que ahorra en el día a día.
- Aprender de los modelos de las grandes empresas. La fabricación “just in time” o el método Lean son dos de las grandes soluciones que han permitido mejorar los beneficios de muchas de las organizaciones que las implantan.
- No crear nichos de información inconexos. De nada sirve tener una herramienta excelente para la gestión de stock si no se relaciona adecuadamente e intercambia información de forma automática con la herramienta de ventas, marketing, legal o la base de datos de clientes. Todo debe estar integrado para que la compañía dirija sus esfuerzos en el mismo camino, sin que haya inconvenientes o problemas con la gestión del almacenamiento de los productos.
- Respaldar la información para tener una copia de seguridad. No solo para recuperar los datos lo antes posible, sino, ante un problema grave, con una copia fuera de las instalaciones o en la nube.
Menos es más en la gestión de stock
Tener una herramienta que permita ver en tiempo real el stock es básico. Pero también que indique las previsiones, debido a que, según los presupuestos que se han enviado a clientes, si se ha detallado todo de forma correcta, hay una posibilidad de venta a corto plazo que implica movimiento de productos. Por eso es básico que se integre con otros departamentos, como ventas, contabilidad o marketing.
Todo este trabajo va a permitir minimizar la cantidad de producto inmovilizado en el depósito. Lo ideal es comprar justo antes de vender, para que el dinero retorne a la empresa con beneficios lo antes posible. Pero esto no tiene que significar retrasos o que no se pueda cumplir con las obligaciones.
Fuente: sage.com/blog
