Uno de los puntos críticos para lograr la transformación digital en las pymes son los usuarios. La gestión de cambio para la adaptación de las personas a una nueva forma de trabajar, apoyada de forma intensiva en la tecnología, siempre se encuentra con alguna complicación. Cuando se habla de transformación digital, la resistencia humana es siempre un factor a tener en cuenta.
Para ayudar a vencer la resistencia al cambio, resulta interesante como punto de partida empezar a trabajar con las personas en la toma de notas en formato digital, por varias razones que se exponen a continuación.
¿Por qué tomar notas en formato digital es bueno para iniciar la transformación digital?
La toma de notas en formato digital puede ser un interesante punto de partida para promover la transformación digital en las pymes, tanto en el entorno de oficina como en el industrial. Los motivos son varios, pero fundamentalmente la razón de empezar por este punto está en que cada persona pueda pasar de usar libretas y documentos impresos, a emplear otras herramientas que dotan a la toma de notas de una mayor funcionalidad y eficiencia.
Si se consigue pasar del uso del papel como soporte de las notas al uso de un formato digital, se gana una batalla muy importante: la de la resistencia al cambio. Quienes abandonan la libreta y la lapicera para pasar a las fuentes digitales de captura de datos (computadora personal, smartphone, tablet), cambian su forma de trabajar, pasando a gestionar tareas de una forma mucho más eficiente.
Veamos un caso de ejemplo, comparando la toma de notas para preparar el acta de una reunión en formato papel, frente a la captura de notas digitales.
Captura de notas para el acta de una reunión
Si se toman notas en formato papel, la captura de información y elaboración del documento final requiere tomar notas sobre una hoja y luego pasar el contenido a un documento en formato de procesador de textos. Además, la documentación utilizada para la reunión, deberá pedirse y gestionarse por separado, dado que el papel y un documento digital no son compatibles.
Si se toman las notas directamente sobre una aplicación preparada para ello (Microsoft OneNote, Google Keep, Evernote, entre otras), se pueden añadir textos, documentos completos o una parte de ellos (o ambas cosas), marcar tareas y combinarlas con terceras aplicaciones, acceder desde diferentes dispositivos un mismo usuario o varios a la vez y, al terminar la reunión, se puede notificar a los asistentes y otras personas que tengan que estar informadas de que ya está disponible en un repositorio de colaboración, en el que quedan registradas las actas apenas finaliza la reunión.
Como se puede ver, el avance de tomar notas en papel a hacerlo en soporte digital es significativo. Permite ejecutar la tarea más rápido y acceder a una amplia gama de servicios y opciones de colaboración y gestión documental que no están al alcance de quienes toman notas en un soporte manual.
Además, otra ventaja es que la mejora es percibida directamente por los usuarios, que reciben en primera persona el impacto del cambio en su día a día, lo que ayuda a vencer la resistencia a cambiar.
Por otra parte, el cambio aporta otros beneficios, como la reducción de consumo de papel, menos espacio ocupado en la oficina, trabajo en la nube (notas siempre disponibles) y mayor precisión en la captura de información, entre otras.
Fuente: Blog Sage
